“Dankzij al dat thuiswerken ben ik in een opruimflow terechtgekomen waardoor ik spullen tegenkwam die ik totaal vergeten was. Zoals een boek dat stamt uit de tijd van mijn eerste werkgever! Een handleiding afkomstig uit 1987 die tips m.b.t. het incasseren van vorderingen bevat.”
Bij Dun & Bradsheet (D&B) besloten we toentertijd om de handleiding – die hulp bood bij het incasseren van vorderingen – uit te geven. Tijdens het lezen ervan vielen mij twee tips op:
- Voorstel verkoper: product X stimuleren d.m.v. een gerichte direct mailing waarbij de buitendienst zorgt voor telefonische follow up.
- Voorstel boekhouder: debiteuren vijftien dagen sneller laten betalen door een consequente doorvoering van het debiteurenbewakingssysteem en debiteurenverliezen terugdringen door minder risico’s te nemen.
Hoe actueel is de vraag? Is het in deze tijd gemakkelijk om bij nieuwe klanten aan tafel te komen? Of kan er juist winst worden geboekt door met bestaande klanten aan de slag te gaan en te zorgen dat er tijdig wordt betaald?
Destijds ging het nog om guldens. Nu om euro’s. De rekensom blijft echter hetzelfde. Feit is dat beide voorstellen leiden tot verbetering van de marge. Dat was in 1987 net zo. Gezien corona is het zo gek nog niet om vooral nu veel aandacht te schenken aan bestaande klanten en er bij hen op aan te sturen zo snel mogelijk te betalen. Zo creëert u opties voor Up en X-sell. Daarbij laat u nieuwe sales natuurlijk niet liggen. U pakt aan waar het kan.
Een andere stelling uit de jaren 80 die nog steeds van toepassing is: “Niet of niet op tijd betalende debiteuren kosten geld. Veel geld.” Deze stelling uit de handleiding van ruim 30 jaar geleden bevat ter illustratie tevens een rekenvoorbeeld. (NB. lees gerust EURO waar ƒ van guldens staat).
“Stel u hanteert een betalingstermijn van 30 dagen. Uw leveranciers doen dit ook. U begroot uw omzet voor het komende jaar op ƒ 2.000.000. De tijd die er ligt tussen de ontvangst van de factuur van uw leverancier en het versturen van de factuur aan uw debiteur is 18 dagen. Dat betekent dat u zo’n ƒ 100.000 moet voorfinancieren. Stel daarnaast dat uw debiteuren gemiddeld zo’n 3 weken later betalen dan de door u aangegeven betalingstermijn. Dat betekent nog eens ƒ 115.000 extra. Al met al ontstaat er een onnodig tekort van ƒ 215.000.”
De gevolgen laten zich raden; derving van rente en een aanslag op uw liquiditeit. Wat resulteert in minder werkkapitaal en minder vrijheid en flexibiliteit om zowel marketing als verkoopacties uit te voeren.
Dit geldt ook wanneer uw situatie niet exact hetzelfde is als het bovenstaande voorbeeld. Maakt u veel meer of juist veel minder omzet, dan is de rekensom nog steeds valide en zijn de gevolgen gelijk. Het is daarom zaak om het debiteurenproces op orde te hebben, alert te zijn, facturen te versturen (per orderdatum) en een reële (korte) betalingstermijn te hanteren. Houd bij het voeren van een gedegen debiteurenbeheer bovendien vast aan een strak proces met tijdige opvolging, waarbij u gebruik maakt van de juiste communicatiemiddelen en een zorgvuldig gekozen tone of voice waarmee u uw debiteuren verleidt c.q. ertoe aanzet zo snel mogelijk te betalen. Deze werkwijze is overigens van toepassing op zowel zakelijke debiteuren als consumenten.
Kent u ook van die bedrijven of consumenten die pas betalen als ze een aanmaning of herinnering ontvangen? Bij een consequent invorderingsbeleid zeeft u deze groep er als eerste uit. Anno 2020 bent u met tools als Collect in staat om doelgroepen zoals deze precies op tijd te benaderen. Geen dag te vroeg en geen dag te laat. Gewoon volgens afspraak en conform het gedragspatroon. Gedifferentieerde communicatieprocessen stellen u in staat om maximaal te scoren. Consequente opvolging en de boodschap ‘doen wat u zegt’ overbrengen doet de rest.
Een consequent beleid levert uw bedrijf daarnaast ook een goed imago op. De gedachte die het bij uw klanten oproept is namelijk professionaliteit: U zit er bovenop en wat u voor uw eigen bedrijf doet, doet u vast ook voor uw klant. De optelsom van deze positieve elementen is dat u vaak bovenaan de lijst staat om als 1ste betaald te worden. U valt als degelijke en betrouwbare organisatie immers op.
Betaalt een debiteur niet en denkt u erover om de zaak op gerechtelijke wijze te laten incasseren? U kunt dit beter proberen te voorkomen. Gerechtelijke invorderingen zijn duur, onzeker, tijdrovend en frustrerend voor zowel uzelf als de debiteur. Tegenwoordig is de discussie over gerechtelijke invordering maatschappelijk gezien zeer actueel. De kosten die men opvoert worden door debiteuren als buitenproportioneel ervaren, terwijl deurwaarders daarentegen vinden dat de tarieven omhoog moeten. Dit botst met de maatschappelijke tendens; zeker in corona-tijd. We zijn steeds vaker van mening dat het incasseren van vorderingen op een empathische en verantwoorde wijze moet worden uitgevoerd. Met oog voor het belang van alle partijen. Oplossend handelen: zeker daar waar het nodig is en het om kwetsbare mensen gaat. De gerechtelijke aanpak wordt in deze tijd vaak als onmenselijk ervaren. Zeker als men met consumenten te maken heeft die echt niet kunnen betalen. Hen dan “beroven” van elementaire levensbehoeftes – oftewel het geld om simpelweg van te kunnen leven, wonen en eten – dat kan echt niet meer.
Het is daarom des te relevanter om consequent en gebalanceerd te werk te gaan met uw debiteurenbeleid en te differentiëren, zodat u de doelgroepen onderscheidt en op maat benadert . Dit alles met het doel om iedereen die kan betalen tot daadwerkelijk betalen te bewegen. En dat zo spoedig mogelijk. Voor degenen die niet – om wat voor reden dan ook – kunnen betalen kunt u een passende, oplossende hand bieden met uitzicht op een goede oplossing voor u en de debiteur. De huidige debiteurenbeheer-tools bieden u daar een legio aan mogelijkheden voor.
In de ‘handleiding bij het incasseren van vorderingen’ sloten we destijds met onderstaande tekst af:
Zoals u wel bemerkt zult hebben is de visie van D&B t.o.v. andere incassobureaus duidelijk afwijkend geworden. De harde onpersoonlijke aanpak maakt plaats voor de adviserende en begeleidende funktie. Het standaardpakket is vervangen door individueel aanpasbare invorderingssystemen. Onze adviseurs debiteuren-beheer vormen de geschikte contactpersonen waar u met uw vragen terecht kunt”.
Hoe waar is dat opnieuw in 2020, met een verschuiving van accenten. Wij van AAACollect pakken het op en leven het na. Collect (onderdeel van AAACollect) is een tool voor debiteurenbeheer en incasso waarmee u – als crediteur – door middel van slimme communicatie in staat bent zelf te sturen en variëren. Het geeft u op eenvoudige wijze de mogelijkheid om zowel flexibel als consequent te kunnen handelen. En dat leidt tot uitstekende resultaten.
Gebruiksvriendelijke tools helpen om de debiteur in staat te stellen snel en gemakkelijk te betalen. Via webportalen communiceert u eenvoudig en doelgericht met uw debiteur om eventuele verschillen van inzicht op te lossen. Hulp nodig? Onze adviseurs – tegenwoordig bekend onder de naam debiteurenregisseurs – staan voor u klaar. Zij focussen op een optimale, automatische procesinrichting en zijn indien nodig beschikbaar om te onderhandelen met de debiteur en zo te zorgen voor een oplossing. Dat allemaal warm en maatschappelijk verantwoord. Het uitsluiten van het frustrerende, gerechtelijke traject is daarmee de ultieme doelstelling.
Coronatijd maakt het efficiënt en goed zakendoen een stuk lastiger. Klanten werven is uitdagend, dus focus op datgene u al heeft; debiteuren. Uw debiteuren op een warme manier benaderen, zodat vorderingen z.s.m. voldaan worden? Wij helpen u graag om dat consequent en gestructureerd aan te pakken.
Meer weten? Stuur vrijblijvend een bericht: erwin@collect.nl
Auteur: Jan Posma, Directeur AAACollect (november 2020)
Bron & inspiratie: “Handleiding bij het incasseren van Vorderingen”, Uitgegeven in de tachtiger jaren door de incassodivisie van Dun & Bradstreet BV, Destijds mede geschreven door Jan Tervoort (Sales Channel, Uitgeest) en geïllustreerd door Berry Plat.
