Betalen, betalen, betalen. Youp van ’t Hek maakte er al eens een leuk liedje over. Het is een van de vervelendste bijkomstigheden van het zakendoen. Minstens zo vervelend is het om achter uw centen aan te moeten zitten.

Doet u dat niet, dan loopt u het risico een vergunning aan te moeten vragen bij De Nederlandsche Bank. U bent dan namelijk niets meer of minder dan een ‘financiële instelling’; u financiert namelijk (en ook nog eens gratis!) uw afnemers. De bijbehorende risico’s als wanbetaling en faillissement krijgt u er gratis bij. Blijf ze dus achter hun vodden zitten, maar doe dit netjes.

HierONDER LEEST U 8 tips voor een EFFECTIEVE betalingsherinnering 

  1. Wees vriendelijk
    Een betalingsherinnering is nog geen aanmaning! Blijf in de betalingsherinnering vriendelijk, de aanmaning mag dwingender van aard zijn. De klant kan het inderdaad gewoon vergeten zijn.
  2. Wees informatief
    U zult ze de kost moeten geven die de factuur gewoon kwijt zijn, of niet snel kunnen vinden. Zorg daarom dat op de betalingsherinnering alle informatie staat die de klant nodig heeft om het bedrag meteen over te kunnen maken.
  3. Werk samen met Sales 
    Sales kent uw debiteur als klant. Het zijn immers een en de zelfde partij. De account manager hoort op de hoogte te zijn van de betalingsmoraal van zijn klant. Sowieso mag Sales zich wat meer bekommeren om openstaande facturen. Omzet is immers pas omzet als het geld binnen is.
  4. Geef een korte termijn mee
    Op uw betalingsherinnering hoort iets te staan als: “verzoek ik u binnen 5-10 dagen zorg te dragen voor betaling”. Maak deze termijn niet te ruim, de klant is al te laat en u mag van hem of haar verwachten dat er nu binnen een paar dagen betaald wordt.
  5. Stuur ‘m tijdig
    Maak tussen de regels door duidelijk dat u meteen in de gaten hebt wanneer een factuur te laat is. Laat merken dat u uw zaakjes goed op orde heeft. Als een klant merkt dat uw administratie een chaos is, zal dat zijn betalingsmoraal niet ten goede komen.
  6. Geen motie van wantrouwen
    Het is zaak de klant niet gelijk tegen de haren in te strijken. Zorg voor een neutrale toon zodat uw klant de betalingsherinnering niet opvat als een motie van wantrouwen.
  7. Houd de termijn in de gaten
    Geef uw klant een relatief kort termijn voor het alsnog voldoen van de factuur. Zorg wel dat u meteen na afloop van deze termijn (dit is allemaal te automatiseren) aan de telefoon hangt. Anders kunt u er net zo goed geen termijn in zetten. De klant moet weten dat u het serieus neemt.
  8. Eindig vriendelijk
    Het kan natuurlijk zijn dat uw klant net betaald heeft, dat gebeurt heel vaak (“Oh ja, die heb ik net betaald/ wilde ik net betalen!”). Sluit daarom altijd af met de klassieker: “voor zover deze brief uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet zonden beschouwen.”

Bron: Graydon Blog

Gerelateerd nieuws algemeen