Alle tijd waarin u niet bezig bent te communiceren met uw klant, is verspilde tijd in credit management.
Een gewaagd statement, maar wij zijn ervan overtuigd dat klantcontact ervoor zorgt dat uw klanten sneller betalen. Ditis van groot belang; geld is immers de brandstof van uw organisatie.
Gedurende onze jaren van ervaring met credit management software implementaties hebben wij vele organisaties gezien die veel tijd kwijt zijn aan het prioriteren van de werkdag, evenals andere voorbereidingen voorafgaand aan het klantcontact. Tegen de tijd dat dit afgerond is, is het verleidelijk om gemakshalve correspondentie per brief of email uit te sturen.
Afhankelijk van hoe uw beleid in elkaar steekt en welke relatie u heeft of wilt hebben met uw klanten, kan bellen wellicht effectiever zijn dan het sturen van een brief of email. Door elementen van de voorbereiding en prioritering te automatiseren, komt er (meer) tijd vrij om de telefoon op te pakken en de klanten te bellen die baat hebben bij direct contact. Hier zijn 7 redenen waarom het directe klantcontact een effectievere manier zou kunnen zij om resultaat te bereiken in credit management:
- Proactiviteit: Bellen is een meer proactieve benadering dan andere vormen van correspondentie. Hiermee laat u zien dat u betrokken bent bij het halen van uw doelen evenals die van uw klant: samen obstakels verwijderen die ervoor zorgen dat er niet wordt betaald.
- U spreekt de juiste persoon: Wanneer u belt, is de kans groot dat u de juiste contactpersoon aan de lijn krijgt. Dit is van belang wanneer het gaat over openstaande posten en betalingen. Door de juiste persoon aan de lijn te krijgen, heeft u direct de feiten en details boven tafel aangaande bovenstaande obstakels.
- Direct resultaat: In onze ervaring heeft geen ander medium zulk direct resultaat als een telefoongesprek. Wanneer u uw klant aan de lijn heeft, kunt u direct zaken doen. Dit ligt anders wanneer u moet wachten op een antwoord op een brief of email.
- Toezegging; twee kanten op: Wanneer u een brief of email stuurt vraagt u een klant om toezegging, maar dat betekent niet dat u die toezegging krijgt. Wanneer u uw klant belt en de opties met diegene bespreekt, komt u uit op een toezegging in plaats van een vraag die één kant op gaat.
- Doorpakken op ontevredenheid: Wanneer u de klant spreekt, kunt u snel te horen krijgen of er zaken zijn waarover hij ontevreden is betreffende de facturen. Des te eerder u hier achter bent, des te sneller u de hoofdoorzaak op kan lossen en verder kan gaan.
- Opbouwen van klantintimiteit: Klantintimiteit ligt in het hart van de OnGuard software. Wij zijn trots op het feit dat onze software gebruikt wordt om de relatie te verlengen waar de rest van de organisatie tijd en geld in heeft geïnvesteerd om op te bouwen. De tijd nemen om de klant te spreken is een integraal onderdeel van het opbouwen van klantintimiteit en het écht begrijpen van uw klanten.
- Oppikken van verborgen signalen: Wanneer u iemand aan de lijn heeft kunt u emoties en gedrag opvangen die u wellicht mist wanneer u geschreven correspondentie verstuurd. Hierop kunt u dan direct inspelen en doorvragen, en de ware motivatie boven tafel brengen.
Bovenstaande opsommingen hebben allemaal iets gemeen. Door klantintimiteit te creëren begint u de klant in de juiste richting te manoeuvreren. Het gaat over het behalen van succes door gezamenlijke toezeggingen in plaats een proces aflopen wat kan leiden tot conflicten.
Auteur: Arnoud Visser, Lead Development Executive OnGuard
Bron: OnGuard
