Het is lastig om de juiste keuze te maken als bijna ieder incassobureau, deurwaarders-kantoor of incasso advocaat zegt de beste te zijn en alles te kunnen.
Hoe zorg je er dan voor dat je die service en doortastendheid krijgt die jij en jouw klanten verdienen? En ook nog voor die hoge incassoscore en de juiste prijs? Hierbij vijf handige tips die kunnen helpen bij het vinden van jouw ideale incassopartner.
Tip 1 – Weet wat je wilt
Als je niet weet wat je wilt of daar niet duidelijk over bent, is het voor een leverancier lastig om te begrijpen wat en op welk moment je precies (van haar) verwacht. Dat is voor beide partijen vervelend en leidt maar wat vaak tot wantrouwen en juist niet tot die succesvolle samenwerking. Omdat incassospecialisten onderling sterk verschillen in prijs, kwaliteit en rendement, is het handig om duidelijk te maken wat je wenst en verwacht. Beschrijf daarom jouw “must haves” en “nice to haves” zo concreet mogelijk. Deel de inhoud van jouw beleid en processen en geef inzage in de aantallen c.q. volumes van jouw beheer, zodat de specialist ook daarop kan inspelen. Met een volledig programma van eisen, verhoog je de kans op te krijgen wat je wilt.
Tip 2 – Controleer ervaringen in de branche en bij bestaande klanten
Het incassoresultaat wordt voor een belangrijk deel bepaald door de ervaring die een specialist heeft met jouw processen en doelgroep. Door ervaring met jouw business sluit samenwerking vaak beter aan op de verwachtingen. De oriëntatie op geschikte incasso-partners kan daarom het beste eerst binnen de eigen branche gedaan worden. Neem daarom contact op met jouw collega’s bij concurrenten en vraag naar hun ervaringen en ideeën. Ga eventueel langs om contracten en rapportages in te zien en te bespreken. Meestal levert dit ook nog nieuwe ideeën op voor het programma van eisen. Referenties worden veelal te pas en onpas gebruikt. Zo kan een referentie minder van belang zijn als de soort debiteuren, de wijze van behandeling en/of condities afwijken. Toch kunnen referenties een goed (soms iets gekleurd) beeld geven van de behandeling die u kunt verwachten. Schroom daarom niet om naar referenties te vragen. Controleer ze ook daadwerkelijk en beoordeel zelf in hoeverre ze voor jou representatief en bepalend zijn.
Tip 3 – Borg kwaliteit, resultaat en kosten
De incassomarkt is met haar vele spelers enorm competitief. Sterk gechargeerd zegt iedereen alles tegen het laagste kostenrisico voor je te kunnen doen. Achteraf blijkt dan vaak hoe verschillend dat `alles` geïnterpreteerd kan worden. Omdat niemand zit te wachten op torenhoge declaraties of een minnelijke incassotraject van maximaal twee sommatiebrieven, is het verstandig om een efficiënte en effectieve behandeling zeker te stellen. Leg daarom vast op welke prestaties, kwaliteit en service je minimaal mag rekenen. Sterker, stel de beloning daarvan afhankelijk met een bonus/malus model of zorg voor maximalisatie van kosten. Bespreek welke prestatie-indicatoren er gebruikt worden en ook hoe die worden berekend en gerapporteerd. Om een specialist op ieder vlak scherp te houden, kan het handig zijn om met minimaal twee incassopartners te werken. Het is dan mogelijk om prestaties continu te vergelijken en daarop te sturen. Je kan de prestaties zelfs bepalend laten zijn voor de verdeling van het aantal nieuwe incassodossiers.
Tip 4 – Zorg voor een exit traject
Het kan voorkomen dat de chemie op een zeker moment is uitgewerkt. Om diverse redenen voldoet de samenwerking niet meer (volledig) aan de wensen of verwachtingen. Soms wordt gekozen om met een andere incassopartner te werken en moet de samenwerking met de huidige worden afgebouwd. Meestal is de win-win situatie dan ver te zoeken en vraagt de financiële- en administratieve afwikkeling onnodig veel aandacht. Goede afspraken vooraf beperken dit risico. Leg vast hoe jullie de samenwerking en vooral de overgedragen incassoportefeuille afwikkelen, op het moment dat je er (om welke reden dan ook) voor kiest om afscheid van elkaar te nemen. Sluit sowieso ieder beding uit waarop de specialist recht op exclusiviteit voor opdrachten krijgt.
Tip 5 – Gebruik deskundigheid
Incasso heeft over het algemeen niets met de kernactiviteiten te maken, maar het heeft wel invloed op het afbreukrisico bij de klant en het netto rendement. Dat maakt uitbesteding van incassoactiviteiten wezenlijk anders dan van bijvoorbeeld catering- of schoonmaak-diensten. Voor zekerheid van de beste deal is kennis van de oplossingen, de condities en de partijen op de markt essentieel. Huur onafhankelijke specialisten in als je die expertise niet in huis hebt, want een verkeerde keuze kost meer.
Over de auteurs
Xander van Driel en Frank Venhorst, zijn beiden managing partner van CM-P.
Credit Management – Procurement, dé onafhankelijk makelaar voor de inkoop van credit management dienstverlening in Nederland. Kijk voor meer informatie op: www.CM-P.nl
