Elektronisch factureren staat hevig in de belangstelling. Onder meer vanwege de grote voordelen: kostenbesparing, meer grip op werkkapitaal en efficiëntere processen. Het toepassen van electronisch factureren verloopt echter niet altijd even vlekkeloos.
Stichting Waarborg E-factureren geeft 11 tips om zoveel mogelijk voordeel te halen:
Tip 1. Vertel de klant dat u overstapt op digitaal factureren
Zeker in het MKB is de relatie met de zakelijke klant belangrijk. Deze relatie strekt zich uit tot en met de betaling van de factuur. En daar voorbij. Als u overstapt op online factureren, vertel dit dan. Laat het niet aankomen op het moment dat de elektronische factuur daar is. Door het communiceren, zal de acceptatiebereidheid bij de klant hoger zijn.
Tip 2. Ga klanten niet dwingen e-factureren te accepteren
Klanten moeten akkoord gaan om e-facturen te ontvangen. Akkoord gaan mag ook impliciet gebeuren, bijvoorbeeld doordat de klant de e-factuur betaalt. Let er alleen wel op dat de laatste tijd steeds meer rechterlijke uitspraken worden gedaan waarbij consumentenbescherming zwaarder weegt dan het beginsel van "impliciete acceptatie".
Tip 3. Zorg ervoor dat de e-factuur er duidelijk uitziet
Een factuur is een middel. Betaald krijgen is het doel. Zorg ervoor dat uw elektronische factuur er tenminste net zo mooi en duidelijk uitziet als de papieren factuur. Dat u als verzender wilt besparen met e-factureren hoeft u niet duidelijk te maken door ook de elektronische versie van de factuur af te raffelen.
Tip 4. Breng betalen zo dicht mogelijk bij de factuur
De Nederlandse bedrijfsbevolking bestaat voor 56 procent uit ZZP'ers. ZZP'ers zijn consumenten, maar dan met een klein bedrijfje. Voor ZZP'ers is het veel belangrijker om betaald te krijgen dan dat deze factuur in een bepaald formaat kan worden geëxporteerd en kan worden ingelezen. Zorg ervoor dat er bij voorkeur een directe betaalmogelijkheid aan de factuur is gehecht: met een iDEAL, PayPal of soortgelijke button.
Tip 5. Zorg ervoor dat u altijd bij uw elektronische verkoopfacturen kunt
De belastingdienst staat het sinds 2009 toe om e-factureren in willekeurig welk formaat te versturen. Dat heet: ‘vorm- en middelvrij'. Maar dat ontslaat u niet van de verplichting om de elektronische verkoopfacturen tot 7 (of zelfs 10 jaar) na dato te kunnen laten zien. Exporteren en archiveren van e-facturen is van levensbelang om flinke boetes te voorkomen.
Tip 6. Bedenk wat u met uw elektronische inkoopfacturen doet
Zonder dat we het echt merken, ontvangen we steeds meer elektronische inkoopfacturen. Dat is niet zo raar als we bedenken dat wanneer één bedrijf overstapt op e-facturen er vervolgens duizenden klanten voortaan e-facturen gaan ontvangen. De olievlek-werking is enorm. Zorg ervoor dat u ook deze groeiende stapel elektronische inkoopfacturen, inclusief mails en betalingen goed bewaard. Ze zijn goud waard bij conflicten met leveranciers of de fiscus.
Tip 7. Ga na wat uw financiële pakket aankan
Een gemiddeld MKB bedrijf heeft al snel 150 klanten. En dat levert al snel een flinke hoeveelheid verkoopfacturen op. Het is dan wel zo handig om direct vanuit het eigen financiële pakket te kunnen e-factureren. En als dat niet kan, dan is het prettig als er een directe koppeling is naar een platform dat het elektronisch factureren kan verzorgen.
Tip 8. Gebruik als het even kan een elektronische handtekening of EDI
Raar maar waar. Heeft de wetgever het gebruik van deze ‘technische hulpmiddelen' niet meer verplicht gesteld, waarom dan toch dit aanraden? Dat is omdat het gebruik ervan de eventuele fiscale controle een heel stuk gemakkelijker maakt voor degene die wordt gecontroleerd. De regel is nu ongeveer: hoe minder technische middelen zijn genomen om de controleerbaarheid te waarborgen, hoe zwaarder de controle. Bovendien, een elektronische handtekening is er voor ongeveer € 30 per jaar en is een fluitje van een cent om te gebruiken.
Tip 9. Wacht met digitaal factureren naar Duitsland tot na 1 juli 2011
Want dan is de wetgeving in Duitsland net zo vrij als hier in Nederland. In 2013 moet dat gelden voor alle Europese lidstaten.
Tip 10. Stuur vanaf 1 januari 2011 e-facturen naar de overheid
Het is dan namelijk verplicht, anders wordt er niet uitbetaald! Niet terzake, maar wel een interessant detail: de overheid print ze vervolgens waarschijnlijk wel weer uit. Dat mag namelijk per 1 januari 2011.
Tip 11. Bespreek het met uw accountant
Weet hij wat e-factureren is? Is hij daarop ingericht? Voorkomen is beter dan van accountant te moeten wisselen.
Bron: Platform Electronisch Factureren
